辦公室日程中往往少不了『會議』一環,會議長短、是否有成效,視乎主持者的技巧及與會者的參與度。
要是你的上司很喜歡『馬拉松式會議』,將你的工作日程全數打亂,如何應付?
問:每次開會,短則三小時,長則六小時,令我需加班處理做不完的工作,又常被客戶埋怨找不到我,怎辦?
答:如上司堅持進行馬拉松式會議,而其他與會者同樣感到浪費時間,結果只會令眾人完成不了手上工作,上司自己也要面對工作危機。先問問自己,你有多大的『心靈力量資源』?即是有多大的『勇氣』!有勇氣的話,可先計算一下工作所需時間,事先向上司說明:“我于三時要開始手頭上的工作,只可參與會議兩小時。”如果上司說會議時間不足,你可要求於首兩小時先討論於你有關的事項,否則你的工作將被影響,繼而延緩其他進程。謹記,說話時一定要夠堅定,才能避免繼續捲入馬拉松式會議中。沒有『勇氣』的同事,就繼續啞忍吧。上司未必是一個很懂得會議技巧的人,在他進行這些Leading no where(毫無方向)的會議時,不用質疑他的技巧,只須向他表明你的時限,已可解決問題。
問:上司常于會議中發起『頭腦風暴』(Brain Storming),表面上很民主,事實上他早有全盤計畫,漸漸地同事變得惟命是從,再也激發不起創意,怎辦?
答:若同事們也清楚這是怎麼一回事:會議只是一個『儀式』,每天再重複地進行,你自問有『勇氣』嗎?有勇氣的話,會議開始前就要問上司:“經理,今天的 agenda(會議程式)是怎樣?有什麼指示?”單獨時向上司說明:“既然每次也不是『頭腦風暴』(Brain Storming)而是『腦震盪』(接受不停被否決的挫敗),最終只是接受指示,我覺得有點浪費時間、感覺不佳,其他同事也有同感。如果日後有同類型會議,我可以不參與嗎?這不只是我一個人的想法,只是我願冒險跟你說而已。經理,你已有很多優點令大家很喜歡你,如果能取消這種會議模式,大家會更信服你。”既然這是事實,你並不能一直啞忍,如想改善便要主動提出。怕被怪責?上司反而可能因此將你當作是他與下屬之間的溝通橋樑,你可能更受重用。